Bestell-Service

Bestell-Service

Mit der Software Bestell-Service können Apotheken, Großhändler, Pharma-Hersteller und Reimporteure elektronische Bestellungen, Verfügbarkeitsabfragen und Lagerwertverlustmeldungen senden und empfangen – automatisch und rund um die Uhr. Das manuelle Erfassen der Aufträge entfällt. Der Bestell-Service ist klar und benutzerfreundlich aufgebaut, sodass einer schnellen Einarbeitung der Mitarbeiter nichts im Wege steht.

Funktionen

Die nachfolgend beschriebenen Leistungen stellen wir wahlweise als Software oder als Application-Service-Providing zur Verfügung.

Entgegennahme und Abwicklung von Bestellungen

Eine Apothekenbestellung wird elektronisch direkt aus dem Warenwirtschaftssystem der Apotheke übertragen und als Auftragsdatei automatisch an die Warenwirtschaft des Großhändlers, Pharma-Herstellers oder Reimporteurs übergeben. Die Fehlerquote ist auf diese Weise gleich Null, weil alle Bestellungen elektronisch über die Pharmazentralnummer abgewickelt und hierzu alle PZN direkt aus der Taxe übernommen werden. Die Apotheke wird anhand ihrer BGA-Nummer identifiziert und erhält sofort eine Auftragsannahmebestätigung. Auch eine sofortige Bestandsprüfung anhand der PZN kann vorgenommen werden; die Apotheke erhält dann unverzüglich Mitteilung, falls bestimmte Artikel nicht lieferbar sind oder andere Defektmeldungen vorliegen. Das Bestellnetzwerk steht rund um die Uhr zur Verfügung und mehrere Bestellungen können parallel abgewickelt werden. Für Großhändler, Pharma-Hersteller oder Reimporteure besteht zudem die Möglichkeit, bei jeder Apothekenbestellung Informationen an ihre Kunden zu versenden.

Dem Sachbearbeiter werden neue Bestellungen automatisch in der Warenwirtschaft des Pharmaherstellers, Großhändlers oder Reimporteurs angezeigt.

Kundenspezifische Bestellverarbeitung

Im Rahmen der elektronischen Bearbeitung von eingehenden Bestellungen können für verschiedene Kunden- und Artikelgruppen Mindestbestellwerte definiert werden, bei deren Unterschreitung die Bestellung abgelehnt und eine entsprechende Rückmeldung gesendet wird. Der Mindestbestellwert wird anhand von Artikelpreisen kundengruppenspezifisch überprüft, wobei auch die mit Apothekenkooperationen vereinbarten Konditionen zugrunde gelegt werden können. Des Weiteren lässt sich die automatische Bestellverarbeitung dahingehend konfigurieren, dass bestimmte Artikel generell oder abhängig von Bestellmenge und Bestand durch Ersatzartikel substituiert werden. Durch Berücksichtigung von Verpackungs- und Versandeinheiten kann darüber hinaus eine weitergehende Optimierung des Bestellwesens erfolgen.

Entgegennahme und Abwicklung von Verfügbarkeitsabfragen

Verfügbarkeitsabfragen werden ebenso wie Bestellungen direkt aus dem Warenwirtschaftssystem der Apotheke elektronisch an den Großhändler, Pharma-Hersteller oder Reimporteur übertragen und automatisch in seiner Warenwirtschaft erfasst. Allgemeine oder gruppenspezifische Mengenbegrenzungen können auf Seiten des Empfängers eingestellt werden. Die Apotheke erhält Antragsannahmebestätigungen und eventuelle Rückmeldungen. Zum Zwecke des Konditionenvergleichs können Apotheken durch einmaliges Versenden Verfügbarkeitsabfragen an alle pharmazeutischen Großhändler, Hersteller und Reimporteure übermitteln, die an das elektronische Netzwerk angeschlossen sind.

Entgegennahme und Abwicklung der Lagerwertverlustmeldungen

Die Apotheken-Software ermittelt zu einem Stichtag eine Liste der Artikel, die einer nachträglichen Preissenkung unterliegen, und erzeugt daraus eine Lagerwertverlustmeldung, die sie an den Pharmahersteller sendet. Die elektronische Anforderung beinhaltet alle erforderlichen Informationen (BGA, PZN, Menge), um einen Lagerwertverlustausgleich zu beantragen. Die Anforderung wird auf Seiten des Pharmaherstellers einer Vorprüfung unterzogen und der Apotheke das Ergebnis im Rahmen einer qualifizierten Rückmeldung mitgeteilt (z.B. „Fremdartikel werden nicht vergütet“ oder „Daten sind nicht vollständig“). Anschließend wird die Lagerwertverlustmeldung zur Weiterverarbeitung direkt an die Warenwirtschaft des Pharmaherstellers übergeben.

Automatische Artikelquotierung

Reimporteure können die Liefermenge bestimmter Artikel bzw. Artikelgruppen auf eine festgelegte Quote beschränken. Diese kann unter Berücksichtigung der Beziehung von Kunden- und Artikelgruppen definiert werden. Der Apotheke, die mehr als die für sie zugelassene Menge quotierter Artikel bestellt, werden die die festgelegte Quote übersteigenden Artikel automatisch als nicht lieferbar zurückgemeldet. Für die Festsetzung der Quote kann zwischen vier Alternativen gewählt werden: pro Artikelposition, pro Bestellung, pro Apotheke und pro Tag sowie pro Apotheke und pro Monat.

Automatische Artikelsubstitution

Ein ursprünglich bestellter Artikel mit der PZN eines Originalherstellers kann durch einen Artikel mit der PZN des Reimporteurs ersetzt werden. Dazu muss dem Artikel des Reimporteurs in dessen System ein entsprechender Artikel des Originalherstellers zugeordnet sein. Bestellpositionen gehen bei der Artikelsubstitution nicht verloren. Soweit verfügbar, wird der Substitutionsartikel der Apotheke als lieferbar zurückgemeldet. Unterliegt der Substitutionsartikel einer Quotierung, wird dies bei der Bestellabwicklung berücksichtigt. Der Mindestbestellwert richtet sich primär nach dem Preis des Originalartikels. Ist dieser nicht vorhanden, geht der Preis des Substitutionsartikels in die Berechnung ein.

Entgegennahme und Abwicklung von Überweisungsaufträgen

Apotheken übermitteln an Pharmahersteller Überweisungsaufträge (Bestellungen, die ein bestimmter Großhändler ausliefern soll), die nach Vorgaben des Pharmaherstellers (z.B. Berücksichtigung von Mindestbestellwerten, etc.) verarbeitet werden. Die Apotheke erhält eine entsprechende Auftragsannahmebestätigung. Überweisungsaufträge werden mit Angabe des für die Auslieferung zuständigen Großhändlers an das Warenwirtschaftssystem des Pharmaherstellers übergeben. Zusätzlich kann eine elektronische Übermittlung an den zuständigen Großhändler erfolgen. Des Weiteren kann bestimmt werden, dass Bestellungen bestimmter Apotheken und Apothekengruppen stets als Überweisungsaufträge zu behandeln sind.

Übermittlung und Entgegennahme von Rückkaufanfragen / Retouren

Eine Retourenanfrage wird in Form einer elektronischen Artikelliste mit Mengenaufstellungen direkt aus dem Warenwirtschaftssystem der Apotheke an den Großhändler oder Pharmahersteller übertragen. Die Apotheke erhält eine Empfangsbestätigung. Die Retourenanfrage wird vom Warenwirtschaftssystem des Herstellers oder Großhändlers erfasst und kann von dort aus wie gewöhnlich bearbeitet und die Apotheke später auf dem üblichen Weg benachrichtigt werden.